Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après : « le Règlement européen sur la protection des données » ou « RGPD »).
Dans le cadre de l’exécution de ses prestations telles que définies ci-dessous, Septeo Finance & Accounting Solutions est susceptible de traiter des données personnelles, au sens du RGPD, relatives à ses prospects, au Client et à ses Utilisateurs ; à ce titre, Septeo Finance & Accounting Solutions est Responsable de traitement pour son propre compte.
Le Client demeure seul Responsable de traitement, au sens du RGPD, des données personnelles de ses propres clients (ci-après les « clients finaux »), et/ou employés et/ou partenaires, qu’il traite dans l’exercice de son activité professionnelle et dont Septeo Finance & Accounting Solutions peut être amenée à avoir accès.
Dans ce cas, Septeo Finance & Accounting Solutions est alors Sous-traitant au sens de la réglementation.
2.1. Liste des traitements pour lesquels Septeo Finance & Accounting Solutions agit en qualité de Responsable de traitement
Nature des opérations de traitement
Toute opération requise pour atteindre les finalités susmentionnées, notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, l’anonymisation, l’effacement ou la destruction.
Catégories de personnes concernées dont les données à caractère personnel sont traitées :
- Client
- Clients Finaux
- Utilisateurs
- Partenaires
Catégories des personnes ayant accès aux données personnelles
- Septeo Finance & Accounting Solutions et ses sociétés affiliées au sens de l’article L 233-3 du Code de Commerce
- Les prestataires auxquels a recours Septeo Finance & Accounting Solutions (hébergeur, prestataires informatiques, etc.)
Septeo Finance & Accounting Solutions, en sa qualité de Sous-traitant, s’engage à :
Le Client s’engage, en sa qualité de Responsable de traitement, à :
Le Client déclare accepter que :
Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage à ce que chacun de ses Sous-Traitants Ultérieurs présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du Règlement européen sur la protection des données.
Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage à imposer contractuellement à ses Sous-Traitants Ultérieurs le respect des obligations prévues par la présente clause de sous-traitance.
Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage à ne faire appel qu’à des Sous-Traitants Ultérieurs :
La liste des Sous-Traitants Ultérieurs est tenue à jour et mise à la disposition du Client sur simple demande écrite de sa part.
Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage à informer le Client de tout ajout ou changement de Sous-Traitant Ultérieur par courrier postal ou électronique dans les plus brefs délais.
Le Client disposera alors d’un délai de 15 jours pour faire part de ses éventuelles réserves. Au-delà de ce délai, et sans réponse de sa part, le Client reconnaît avoir autorisé ledit Sous-Traitant Ultérieur.
Conformément aux dispositions de l’article 32 du Règlement européen 2016/679, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le Client et Septeo Finance & Accounting Solutions reconnaissent mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Septeo Finance & Accounting Solutions tient à la disposition du Client, sur demande écrite de ce dernier, la liste détaillée des mesures et moyens de sécurité qu’il a mis en œuvre.
À la demande du Client et, en toute hypothèse, à l’expiration des durées mentionnées ci-dessous, Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage à détruire toutes les données à caractère personnel ou à les envoyer au Client à sa demande et à détruire les copies existantes, sauf obligation légale de les conserver.
Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage également à ce que tout sous-traitant ultérieur avec qui il traite dans le cadre de l’application du Contrat soit lié par des obligations de suppression des données à caractère personnel similaires.
Dans la limite d’une fois par an, et dès lors que le Client justifie, de manière documentée et objective, la nécessité d’effectuer un audit visant à vérifier la permanence des dispositifs et procédures de protection internes des données personnelles, il se rapprochera de Septeo Finance & Accounting Solutions afin de définir si l’audit doit être réalisé et, le cas échéant, comment il sera exécuté.
Dans l’affirmative, il est entendu par les Parties qu’un tel audit devra être effectué par un auditeur indépendant, réputé et non concurrent des activités de Septeo Finance & Accounting Solutions. L’audit ne pourra porter que sur les seuls traitements effectués pour le compte du Client et dans le cadre de l’exécution du Contrat, à l’exclusion de toutes autres finalités ; à ce titre, il ne saurait comporter un accès aux systèmes, informations ou données non liées à l’exécution du présent Contrat.
Le Client enverra à Septeo Finance & Accounting Solutions sa demande documentée d’audit par lettre recommandée avec avis de réception adressée à son siège.
Après réception de la demande, au moins 30 jours avant la date de démarrage souhaitée, Septeo Finance & Accounting Solutions et le Client confirmeront ensemble, dans le cadre d’un protocole d’accord signé par les Parties, l’identité de l’auditeur, le périmètre et la durée de l’audit, ainsi que les contrôles de sécurité et les niveaux de confidentialité applicables à toute vérification.
À ce titre, il est entendu que tout intervenant diligenté pour réaliser cet audit souscrira formellement et préalablement à son intervention, à l’égard de Septeo Finance & Accounting Solutions, un engagement de confidentialité et de non-divulgation des informations dont il pourrait avoir connaissance dans le cadre de sa mission d’audit.
Le Client prend à sa charge tous les frais occasionnés par l’audit, incluant de manière non limitative les honoraires de l’auditeur, et rembourse à Septeo Finance & Accounting Solutions toutes les dépenses et frais occasionnés, sur présentation de justificatifs par Septeo Finance & Accounting Solutions. Un rapport d’audit sera rédigé par l’auditeur et remis gratuitement à chaque Partie.
Chaque Partie pourra formuler ses remarques et observations sur ce rapport, lesquelles devront être examinées par l’auditeur.
À l’issue de cet échange contradictoire, l’auditeur devra, le cas échéant, rectifier le rapport initial ou établir un rapport rectificatif tenant compte des observations formulées par les Parties.
Les Parties se rapprocheront ensuite pour discuter des conséquences éventuelles à donner au rapport d’audit, notamment les actions correctrices préconisées, leur coût et la répartition de celui-ci. Les informations, fichiers ou documents collectés par le Client ou le cabinet d’audit, originaux ou copies, sont soumis à l’obligation de confidentialité prévue au Contrat.
Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage à coopérer avec le Client et à l’aider à satisfaire aux exigences de la réglementation qui incombent à ce dernier en sa qualité de Responsable de traitement, notamment pour la réalisation d’analyses d’impact et des consultations préalables de l’autorité de contrôle. Sur demande du Client, Septeo Finance & Accounting Solutions fournira à ce titre toute information utile en sa possession.
Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage à adresser au Client, dans les meilleurs délais après réception, toute demande, de quelque nature qu’elle soit, émanant d’une personne physique concernée par le traitement de ses données personnelles réalisé dans le cadre de l’exécution du Contrat.
Il appartient au Client, du fait de sa qualité de seul Responsable de traitement, d’apporter la réponse à la personne concernée. Septeo Finance & Accounting Solutions s’engage, dans la mesure du possible, à aider le Client à respecter son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : accès, rectification, effacement, opposition, limitation et portabilité.
Le Sous-traitant notifiera, par e-mail, au Responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.
Cette notification sera accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
S’agissant des informations le concernant directement, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition. Ce droit peut être exercé :
• Par mail : dpo@septeo.fr
• Par courrier : DPO – Septeo, Font de la Banquière, 194 Avenue de la Gare Sud de France, 34970, LATTES